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办信指南
时间:2013-3-20 16:05:58,点击:0

 

为了规范办理群众来信工作,恰当处理群众来信,根据《信访条例》的规定,结合办理群众来信工作实际,制定本规则。

     一、工作职责和受信范围

     负责办理公民、法人和其他组织给学院党政及其领导同志的来信;办理上级信访部门转来的信件。向学院领导反映群众来信的重要信息;交办、转送信访人来信事项;向学院党政及其领导同志通报来信情况,办理有关信访事项。

    领导同志对群众写给领导本人的来信办理另有要求的,按要求办理;

    群众写给学院党政及其领导同志的来信,经本人拆阅后交给办信工作人员办理的,按办理群众来信的程序和原则办理。

    本规则所称“来信”,包括信件、电报、电子邮件、传真及其他邮件。

     二、办信工作原则和重点

     坚持“属地管理、分级负责、谁主管、谁负责”,突出重点,兼顾一般,注重时效的原则。对情况紧急、时限性强的来信,应按“急事急办”原则,采取电话、传真等方式及时通报学院群众工作部,需要转送原信的,再将来信函转承办部门或单位。

    办信工作的重点;向领导同志提供群众来信反映的有重要参考价值的信息,为领导同志科学民主决策服务;交办、转送来信提出的事项;了解掌握重要来信事项的办理情况;及时通报可能引发群体性事件的来信情况,促使可能引发群体性事件的倾向性、苗头性问题解决在基层和萌芽状态,预防和化解矛盾。

     三、办信工作程序

     (一)来信签收与分发

     对来信应消毒后分发处理。对送来的电报和特快专递,群众工作部工作人员必须及时签收拆阅,有紧急事项的应及时妥善处理。

    群众寄来的汇款、包裹,办信工作人员要按规定处理。

     (二)来信启封、装订及盖章

     群众工作部工作人员要每天取信,当日拆信,要严格按照受信范围处理群众来信,确保不误拆,启封时应注意保持邮票、邮戳、邮编、地址及信封内材料的完整,随信件寄来的其他物品要保存完好。拆封时要注意安全。启封后,按主件、附件、信封顺序装订整齐,装订位置应便于翻阅,在来信首页右上角空白处加盖当日收信专用戳记,戳记印迹要端正、清晰。

     (三)原信登记

     群众工作部工作人员要严格按照办信工作要求于收信当日登记原信基本情况,确保基本数据准确、完整。来信内容摘要应简明扼要,并区别不同情况有详有略,详略得当。

    对以上报领导同志或交办的,反映重要情况的、提出重要建议意见的来信,内容摘要应相对详细,包括建议意见的主要内容,问题发生的时间、地点,涉及的主要单位和人员,来信人的要求及其理由等。

    不需要办理的重复信,《信访条例》规定不予受理、不再受理的和内容不清的来信,可作简略登记。

     (四)来信办理方式

     办信工作人员登记原来信后,要按照《信访条例》递二十一条规定,区分情况在15日内采取不同方式及时办理。办理群众来信的基本方式有:上报、交办、转送、通报、存。

     1、上报。上报是指报送领导同志。办理方式主要有原件上送、摘要上报、综合上报三种。上报的来信信息,需要核实而又能够核实的,一般应先核实再上报。经过核实后上报的,应把核实的情况和意见、建议一并报领导同志参阅。

     1)原件上送。原件上送是指将群众来信原信及附件等直接呈报领导同志。

     2)摘要上报。摘要上报是指将群众来信内容摘要后,以《来信摘要》形式附原信一并呈报领导同志。来信摘要可以是单件群众来信的摘要,也可以是多件内容相似的群众来信的综合摘要。

     3)综合上报。综合上报是指群众来信情况综合分析后将综合分析材料以简报形式呈报领导同志。

     2、交办。交办是指将群众来信提出的重要信访事项交有关部门或其负责同志办理,并要求承办部门在《信访条例》规定的期限内反馈办理给果。办理方式主要是发函交办。这类来信主要是提出个人诉求,且事实清楚,按政策规定应该解决的。

    对来信反映的一些突发、紧急情况,需要及时交有关部门办理的,也可采取电话、电传的方式交办。

     3、转送。转送是指将群众来信提出的信访事项转送有关部门或其负责同志办理。办理方式主要有发函转送、附转送单转送。

    发函转送是指将应该由部门办理的信访事项以发函的方式转送该有关部门信访工作机构。其中,发函集中转送有关部门的,转送时附上相对应的来信列表,并定期向有关信访工作机构通报转送来信情况。通报内容主要包括转送来信次数、件数等。同时,要求相关信访工作机构定期向我局报告转送信件办理情况。报告内容包括转送的群众来信是否及时办理,及其他认为有必要说明的情况。相关信访工作机构报来办理情况后,要汇总制作《转送信件办理情况统计表》,以备抽查和报告、通报情况。

     4、通报来信情况。通报来信情况是指将来信情况综合分析后向学院党政的主要负责同志通报。

     5、保存。对已经复核不再受理的来信,不需要办理的重复来信,无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信,一般可以留存,定期销毁。

     (五)督查督办

     1、督察督办工作基本要求,督察督办工作严格执行《信访条例》,遵照突出重点、注重时效、确保质量、狠抓落实的指导思想,做到件件有着落,事事有结果。

      2、交办信访事项反馈办理结果材料的审核和办理。认真做好反馈材料的登记、审核和送审工作。报送程序不符合要求的,提出改进建议退回重报;处理明显不妥的,提出建议交承办部门或单位继续办理。

     (六)群众来信回复

     1、回复范围

     1)《信访条例》规定的属于各级人民代表大会以及县级以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项,依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项。

     2)反映建议等其他内容来信的回复。反映重要情况或重大问题,提出重要意见或建议,已报送领导同志参阅、阅批的群众来信,具备回复条件的,应予回复;对一些情况有误解,扬言采取极端行为的来信,除及时通告有关部门做好工作外,有的可以直接回复,做好来信人的疏导教育工作;来信附有证件、手稿、现金等物件的,要在钱物退回的同时,一般应予回复;来信要求查询以前所写信件办理情况的,原则上应予回复;其他需要回复的,也应回复。

     2、回复方式。给来信群众回复,可根据来信内容和来信人的具体情况,分别采取书面回复、电话回复等方式。

     (七)文稿办理

     办信文稿种类有《来信摘要》、《信访情况反映》、简报、函等。

     办信文稿编写的基本要求是:符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;观点鲜明,条理清晰,文字精练,篇幅简短;遣词用字规范;人名、地名、数字、引文标准;使用国家法定计量单位;简称要规范;结构层次序数用法符合规定。

     1、《来信摘要》编写要求:忠于来信原意;抓住来信要点,文字简练,力求用最少的文字说清楚问题,篇幅较长的一般应有导语,导语一般应交待清楚来信人姓名、地址或单位、身份以及受信人的姓名等,提示来信内容。

     2、《信访情况反映》编写要求:每月对各部门群众来信的基本情况、反映的主要问题进行综合分析、以及下月信访形势预测情况等。

     3、信访简报等综合材料的编写要求:选题要求,及时反映领导同志关注、群众关心的热点、难点问题;选材要精,要选用内容真实可靠,带有典型性、倾向性、苗头性的材料;对问题要有研究分析,力争做到有事实、有分析、有建议。另外,标题要简短,文题要相符;叙述层次要分明,多项内容的综合材料应加标题;行文简练,概括得当,符合来信原意。

     4、函的编写

     1)交办函的编写要求:一是标题规范,便于查询;二是主送机关名称或主送人姓名要准确;三是正文要交待清楚来信人的姓名、地址或单位,反映的主要问题、建议及诉求等,概括得当,文字简练;四是结尾要说明发函目的,要求承办部门或单位将处理意见与来信人见面,反馈办理结果及来信人对处理结果的意见。

     2)转送函的编写要求:除不要求承办部门或单位反馈办理结果及来信人对处理结果的意见外,其他要求同交办函。

     3)回复函的编写要求:要严格按照国家的法律。法规。规章和党中央、国务院的有关政策规定回答和说明问题;要有针对性和说服力,注意效果;要注意保密,不得将不该来信人知道的情况告诉来信人。

     (八)审阅审批权限

     设定审阅审批职责权限的基本原则

     1、行政领导负责制和分级负责的原则。

     2、减少层次、提高效率的原则。

     3、急事急办、特事特办的原则。个别情况紧急或内容涉密、不宜扩大接触范围的、举报领导干部的来信,群众工作部工作人员可以视情况直接送分管领导或学院领导审批办理。

    除上述原则性规定外,凡经班人认为有必要送上一级负责人审批或签发的信件、文稿,均可送上一级负责人审批、签发。

     四、档案管理

     严格按照档案管理制度的有关规定,做好永久性档案的收集、整理、归档工作;做好办信长期档案的收集整理、装订立卷工作,定期移交办公室保存。

     列入长期保存的办信档案范围:在原件上送、发函交办转送、编写《信访情况通报》(信)过程形成的各种文字材料;在摘要上报,编写综合材料过程中形成的部分文字材料;其他比较重要需要归档存查的原信及信件办理资料。归档时应按《原信基本情况登记表》、签批稿或打印稿、查办材料的顺序装订。

     五、工作纪律和保密要求

     (一)工作纪律

     群众工作部工作人员要严格遵守工作纪律,在《信访条例》规定时限内及时办理来信,不得擅自处理随信寄来的物品。群众工作部人员与信访事项或来信人有直接厉害关系的,应当回避。

     (二)保密要求

     严格遵守保密规定,不得向无关人员扩散来信内容,不准擅自将信件带出机关;领导同志有关信访工作和信访材料的批示,以及来信统计数据等,未经批准,不得向无关人员泄漏或传播。